4+1 vinkkiä uuvuttavan sähköpostirumban taklaamiseen.

Ahdistaako Saapuneet-kansio? Ei hätää, nopeuta ja järkevöitä jokapäiväistä sähköpostirumbaasi näiden 4+1 vinkin avulla.

 

Sähköpostien selvittely vie usein ison osan työpäivästä. Haluaisitko olla tehokkaampi ajankäyttösi suhteen, uhraamatta kuitenkaan viestien aitoutta ja ammattimaisuutta? Tässä 4+1 vinkkiä, joiden avulla päivittäiset sähköpostirutiinisi helpottuvat. Näiden arjessa toimiviksi testattujen tipsien avulla voit priorisoida, hallita ajankäyttöäsi ja keskittyä muuhunkin kuin sähköpostin käsittelyyn. Vapauttavaa eikö totta!

 

1. Luo viestipohjia usein toistuvia tilanteita varten.

Älä turhaan kirjoittaa samanlaisia viestejä jokaisella kerralla alusta asti uudelleen. Hyvä keino välttää monen samanlaisen viestin kirjoittamista on luoda ja käyttää valmiita viestirunkoja. Esimerkiksi käyttämällä ennalta tallennettuja tarjouspohjia, saat muutaman avaintiedon vaihtamalla nopeasti yksilöllisen ja lähetysvalmiin tarjouksen. Ehkä saat monesti päivässä samanaiheisia tai -tyylisiä viestejä, joihin vastaisit samalla tavalla. Kirjoita hyvä vastauspohja, jonka voit kopioida, liittää ja saman tien lähettää. Aikaa säästyy, ja voit siirtyä nopeasti seuraavaan asiaan.

 

2. Käytä valmiita allekirjoituksia eri saajaryhmille.

Kun olet miettinyt jo ennakkoon miten allekirjoitat sähköpostisi eri saajaryhmille, sinun ei tarvitse miettiä sitä enää viestiä kirjoittaessa. Tallenna itsellesi muutamia erilaisia allekirjoituksia, riippuen viestin sävystä ja siitä miten muodollinen suhteesi on saajaan. Näitä allekirjoituksia voi olla esimerkiksi kolme versiota; asiakkaille, kollegalle ja vapaampi epämuodollinen versio tuttavallisempaan sähköpostiin. Ehkä haluat lisätä vielä neljännen kylmien kontaktien ottamiseen, jossa ohjaat tarkemmin kanaviisi tai linkkaat vastaanottajan sinne mistä sinut löytää.

 

3. Pidä viestisi lyhyinä ja pakattuna täyteen hyvää tavaraa.

Kerro asiasi selkeästi ja lyhyesti. Muista, että olemme luonteeltamme skannaajia, eli emme välttämättä koskaan lue viestiä kokonaan. Etsimme vain tärkeimmät asiat tekstin sisältä. Jos kaipaat saajaa vastaamaan sinulle, kerro toiveesi selkeästi ja mielellään kertaa se vielä viestin lopussa. Edellä mainitusta lyhyyssuosituksesta huolimatta, älä kuitenkaan ole se ok-tyyppi, eli älä lähetä viestiä, jossa lukee vain ok. Tuo takaraivoa jyskyttävä kirjekuoren kuva näytöllä saattaa stressata vastaanottajaa kiireisenä päivänä. Arvosta hänen aikaansa, ja lähetä viestejä, joilla on tarkoitus. Joskus tilanne vaatii vain ok:n, mutta ei läheskään niin monesti kuin voisi kuvitella.

 

4. Vastaa vain nopeisiin, jätä hankalat vielä vastaamatta.

Priorisoi ensin vastattavaksi ne sähköpostit, joihin tiedät helposti vastauksen tai johon voit vastata vaikka edellä mainitulla valmiilla viestipohjalla. Hoida ne alta pois. Lue sitten isommat tai haastavammat viestit paneutuen, mutta älä vastaa niihin vielä. Kyllä, luit oikein, ei vastata niihin vielä. Anna ajatustesi prosessoida lukemaasi, ja tee välillä jotain muuta työtehtävää. Hetken asiaa pohdittuasi annat itsellesi mahdollisuuden antaa paremman vastauksen kysymyksen esittäjälle tai ehdotustasi odottavalle. Olen huomannut, että vastatessani nopeasti viesteihin, joissa tiedustellaan esimerkiksi mielipidettäni tai ratkaisuehdotustani, en huomaa pysähtyä miettimään aihetta mielessäni. Enkä näin ollen voi antaa optimaalisen valveutunutta vastausta. Kun olen lähettänyt viestin nopeasti, ja syvennyn jälkikäteen pohtimaan asiaa, saatan olla aivan eri mieltä, kuin mitä vastasin. Mieti, anna hetki aikaa ja vastaa vasta sitten. 

 

Bonusvinkki sähköpostin hallintaan

Tarkista sähköpostisi tiettyinä aikoina työpäivää, esimerkiksi 3 kertaa päivässä. Jos työsi antaa siihen mahdollisuuden, sulje sähköposti kokonaan väliajoiksi. Piilottamalla sähköpostin kirjekuori-ikonin voit keskittyä täysillä siihen tehtävään jota teet, eikä se oi niin voimakas pieni kirjekuori pääse nostamaan stressitasoasi. Huomaan keskittyväni paremmin siihen mitä teen, kun en näe saapuneen sähköpostin merkkiä näytölläni. Ja stressitasonikin on laskenut monta kymmentä prosenttia! Uskon, että tykkäisit myös tuosta tunteesta. :D